Назначение

Мы предлагаем осуществление плавного перехода от распространённой на текущий момент концепции «Закупка-по-требованию» к абсолютно новой и инновационной концепции «Умные закупки». Применение данной концепции позволит организовать нерушимую связь между производственными потребностями коммерческой компании и закупаемыми ею материальными ценностями, то есть создать условия, когда само производство будет выступать регулятором для планирования и осуществления автоматизированных закупок. Кроме того, применяемая концепция позволяет отказаться от большинства распространённых на текущий момент документов, используемых в процессе управления коммерческими закупками.

Применение указанной концепции при организации процесса управления коммерческими закупками, позволит в автоматизированном режиме формировать требования к товарным характеристикам закупаемых ценностей и оказываемым услугам, формировать пул требований к участникам закупки в зависимости от критичности проводимых закупок для производственного цикла или надежности поставщиков, изменяя и дополняя требования в процессе торгов, выбирая их из предложений, поступивших от поставщиков участвующих в проводимых закупках.

Только благодаря использованию системы управления закупочной деятельностью коммерческой организации и концепции «Умные закупки» закупочный отдел заказчика будет избавлен от утомительной процедуры формирования планов осуществления закупок, разбиения закупок на отдельные лоты или выбора требований по закупке. Управление будет производиться за счет применения аналитических алгоритмов обработки информации, подбора закупаемых товаров из рамочных договоров и складских остатков, автоматического формирования сценариев закупки по собранным метрикам.  

Преимущества

• Осуществление автоматизированных закупок при непрерывном анализе потребностей производства;
  
• Унифицированный документооборот для всех участников процесса осуществления закупок с использованием защищенных механизмов электронной подписи и технологий распределенного хранения защищаемых документов;
• Получение аналитических срезов информации по процессу управления коммерческими закупками на предприятии на любой момент времени и оценка его эффективности;
• Уменьшение совокупных расходов компании за счет экономии на стоимости закупаемых товаров, работ, услуг, формировании пула надежных поставщиков, мотивированных на осуществление гарантированных поставок требуемой продукции в максимально кратчайшие сроки;
•  Безопасный доступ к информации и данным для всех участников процесса;
• Управление и автоматизированный контроль всех без исключения условий заключаемых сделок в ходе проведения коммерческих закупок, за счет применения технологии «Умные закупки», позволяющей перевести все договорные обязательства в цифровой вид, осуществляя при этом непрерывный контроль их исполнения.

Функциональные возможности

• Ведение каталогов и справочников. Ведение интеллектуальных справочников системы управления коммерческими закупками, а также централизованного каталога товаров (работ, услуг)
• Сбор и согласование потребностей. Управление процессами сбора, анализа и планирования коммерческих закупок на основании реальных потребностей производства, учитывая при этом территориальную расположенность структурных подразделений и филиалов компании. Выстраивание процесса управления коммерческими закупками в разрезе базовых проектов (мероприятий) и объема доступного финансирования. Учет наличия складских остатков при планировании закупок компании
• Реестр поставщиков. Ведение реестра поставщиков с хранением истории их участия в проводимых закупках и исполнения принятых ими обязательств
• Рабочее место закупочных комиссий. Управление составом и сроками заседания тендерных комитетов (комиссий), автоматизированное формирование протоколов и тендерных таблиц при проведении автоматизированных закупок с учетом установленных требований, возможность уточнения и расширения требований по закупкам в ходе проведения переговоров, в том числе в результате анализа поступивших предложений. Множественный выбор поставщиков по проводимым коммерческим закупкам
• Подготовка и проведение закупок. Автоматизированное формирование документации по закупке или печатных форм по заключенным договорам с использованием шаблонов и сценариев. Ведение базы ценовых предложений участников процедуры закупки (тендерные таблицы). Контроль сроков и этапов проведения закупки в режиме реального времени, автоматизированное оповещение пользователей по текущим и предстоящим событиям
• Ведение договоров. Формирование и контроль фактического исполнения по заключенным цифровым договорам, включающий проверку всех условий договора в непрерывном режиме, онлайн взаимодействие с поставщиками, обмен документами по исполнению договорных обязательств, контроль этапов исполнения договоров, наличия и правильности заполнения платежных документов, сроков оплаты и условий поставки
• Аналитические отчеты. Формирование произвольной аналитической отчетности в том числе графических отчетов для возможности комплексного анализа в режиме реального времени эффективности использования системы управления коммерческими закупками предприятия, прогнозирование предстоящих закупок с использованием данных складских запасов
• Интеграция с внешними системами. Механизмы синхронизации данных со внешними ЭТП и внутренними производственными системами заказчика на основании актуальных регламентов информационного взаимодействия